| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Realizar visita en campo y levantar el acta o informe correspondiente |
- Funcionario Designado |
Instrumentos diligenciados para las visitas, definidos por cada área y unidad de la Secretaría de Educación.
Planes de mejoramiento (en caso de requerirse)
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En las fechas establecidas, se realiza visita al establecimiento educativo para realizar la evaluación de la totalidad o partes específicas de los procesos que desarrolla el establecimiento (según el alcance dado en el plan operativo) frente a las normas que debe cumplir. Se diligencia el instrumento de la visita definido por cada área y unidad de la Secretaría de Educación, indicando las observaciones, sugerencias y compromisos encontrados en la visita. En caso de encontrar situaciones que ameriten un plan de mejoramiento, éste se debe indicar con los compromisos que el establecimiento educativo debe cumplir para mejorar la situación encontrada. El documento debe ser firmado por el o los funcionarios responsables de la visita y el personal del establecimiento educativo que la recibe. |
| Recibir y verificar el instrumento de la visita |
- Área de Inspección y Vigilancia - Funcionario Designado |
Instrumentos de visita aprobados por cada líder de proceso de la Secretaría de Educación
Matriz de POAIV diligenciada en las columnas de resultado y seguimiento
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Los funcionarios que realizaron las visitas con fines de evaluación y control, entregan los instrumentos de visita diligenciados, a los respectivos líderes de proceso de la SEM quienes verifican que estén completos y sean consistentes. Si están conformes, se continúa con la siguiente actividad. Si los instrumentos no están completos o no son consistentes, se hace devolución a los funcionarios que lo elaboraron para que se realicen los ajustes pertinentes.
Los resultados de la visita, se deben registrar en el POAIV en las columnas de resultado y seguimiento. Dicha actividad se debe realizar por parte de cada Área y Unidad de la Secretaría de Educación. |
| Enviar informe aprobado a las partes interesadas |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Oficios. Correos electrónicos
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Una vez aprobado el Instrumento de visita diligenciado, se remite al establecimiento educativo por correo electrónico o por correo certificado.
Cuando se requiera, se envían los informes a Organismos de control como Contraloría, Procuraduría, Oficina de Control Interno Disciplinario, entre otros.
En el caso en que el establecimiento requiera de asistencia en algún tema, se envía al procedimiento "Programación y coordinación del plan de asistencia técnica de las Unidades y Áreas de la Secretaría hacia las Instituciones Educativas" y al área o unidad correspondiente para que la realice. |
| Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en el informe |
- Área de Inspección y Vigilancia - Funcionario Designado |
Matriz "Seguimiento POAIV" diligenciada
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Inmediatamente aprobado el informe de la visita por parte del líder del proceso, el funcionario de la SEM que la realizó, registra el seguimiento en la matriz "Seguimiento POAIV". Permanentemente se debe hacer el seguimiento a los compromisos o acciones que se detectaron en las visitas de control de los Establecimientos Educativos en la fecha estimada. En caso de no haberse realizado en dicha fecha, se debe registrar la fecha real de cumplimiento del compromiso y dejar una observación del motivo por el cual no se realizó. Este seguimiento se debe realizar de acuerdo al cumplimiento de las actividades, lo cual se indicará a través de los colores del semáforo así: Actividades cumplidas: verde Pendientes: Amarillo No cumplidas: Rojo |
| Sanciones a Establecimientos Educativos |
- Área de Inspección y Vigilancia |
Acta de reunión
Acto administrativo sancionatorio
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Cuando una Institución de Educación formal o Institución para el trabajo y el desarrollo humano no cumpla con los requisitos establecidos para su funcionamiento según la normatividad correspondiente, se procederá conforme a lo establecido en los artículos 2.3.7.4.1 y 2.3.7.4.6 del Decreto 1075 del 2015. En caso de incumplimiento del artículo 2.6.6.8 del Decreto 1075 de 2015 por parte de establecimientos de educación informal, se dará aplicabilidad al artículo 2.3.7.4.4 del Decreto 1075 de 2015. |
| Evaluación al POAIV y elaboración de informe |
- Área de Inspección y Vigilancia |
Informe de evaluación, de ejecución del POAIV
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Al finalizar cada año, se debe coordinar la evaluación del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia (POAIV) con los líderes de los procesos. Se analizan las visitas y sus resultados, balance de estrategias implementadas, cumplimiento de metas, impedimentos para realizar las visitas, situaciones que motivaron el mayor número de quejas, entre otros. El resultado del análisis se lleva a un informe que presenta los resultados obtenidos al ejecutar el POAIV, y se identifican áreas donde se presentan incumplimientos repetitivos y que requieren la formulación de acciones de mejora estratégicas. |
| Comunicar resultados del POAIV |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Publicación en la página web de la Alcaldía
Oficios
Correos electrónicos
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El informe de evaluación de ejecución del POAIV, se publica en la página web de la Alcaldía y se remite al Ministerio de Educación Nacional. Adicionalmente se socializa el informe con el equipo directivo de la Secretaría de Educación, con el fin de identificar acciones de mejora que deban ser contempladas en el siguiente plan. |