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PROCEDIMIENTO
Seguimiento y Control de los Establecimientos Educativos
Versión 2
Código GEM-IVC-PR-005
Proceso Gestión de la Inspección y Vigilancia de los Establecimientos Educativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Ejecutar el proceso de seguimiento de los Establecimientos Educativos privados y oficiales a fin de obtener información necesaria, pertinente, oportuna y suficiente sobre el cumplimiento de los requisitos que de acuerdo con las normas vigentes, debe cumplir todo establecimiento para la prestación del servicio educativo y la atención individual que favorezca el aprendizaje y la formación integral del educando. 
2. ALCANCE
Inicia con la revisión del POAIV resultante del procedimiento Organización de las actividades de control para los EE. Comprende la realización de la visita en campo donde se verifican los requisitos que el Establecimiento debe cumplir para su normal y correcto funcionamiento, y termina con el análisis de los informes del proceso de seguimiento y control y el envío de éste a las partes interesadas. 
3. RESPONSABLE
Profesional Especializado
4. CONDICIONES GENERALES
- Para la ejecución de las visitas, cada Área o Unidad de la Secretaría de Educación se encarga de prepararla, informando previamente a los Establecimientos Educativos a visitar y disponiendo de los recursos necesarios para la realización de la misma.

- Cada área o unidad de la Secretaría de Educación debe conservar en medio físico o magnético, las evidencias correspondientes a las actuaciones adelantadas en los EE intervenidos durante la vigencia del plan.
- Para efectuar el proceso de seguimiento y control de los establecimientos educativos, se utilizarán entre otras las siguientes estrategias:
. Visitas periódicas a los establecimientos educativos con fines de evaluación.
. Entrevistas grupales e individuales con integrantes de la comunidad educativa.
. Reuniones de trabajo con personal docente, directivos docentes y administrativos.
. Revisión de documentos, actas, inventarios, convenios, libros reglamentarios.
. Medios y ayudas de las tecnologías de punta.
. Recorridos por diferentes sectores de la ciudad para verificar la legalidad de los establecimientos educativos.
Nota: El reglamento territorial especifica los medios e instrumentos pertinentes según las características y necesidades locales y regionales.
- Los resultados del proceso de seguimiento para el control de los establecimientos educativos de cada institución, se deben registrar en el POAIV en las columnas de resultado y seguimiento. Dicha actividad se debe realizar por parte de cada Área y Unidad de la Secretaría de Educación.
- A partir de dichos resultados, se definen planes de mejoramiento, observaciones o compromisos para el manejo de situaciones encontradas. En caso de detección de situaciones críticas, ésta será la información que se envíe a los entes competentes.
- Cada Área y Unidad de la Secretaría de Educación, realizará el seguimiento de acuerdo a lo planeado en el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia de la respectiva vigencia.
 
5. DEFINICIONES
5.1. Control educativo: Comprende la facultad delegada a las ETC para implementar los mecanismos correctivos tendientes a subsanar una situación crítica de orden jurídico, económico, contable, administrativo o de calidad del servicio prestado por cualquier establecimiento educativo de naturaleza Oficial o No Oficial. Se aclara que las medidas correctivas no siempre tienen carácter sancionatorio. Fuente: Cartilla “Orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia 2021”  
5.2. Seguimiento educativo: revisión de la totalidad o de parte específica de los procesos que desarrollan los establecimientos educativos, frente a las normas que deben cumplir. El resultado de este proceso de evaluación con fines de inspección y vigilancia, dará lugar a recomendar las acciones de mejoramiento y seguimiento o imposición de las sanciones institucionales a que haya lugar. Igualmente, en los eventos en los que se presuman responsabilidades personales, se procederá a dar traslado a otras autoridades para lo de su competencia. Fuente: “Instrumento básico para realizar la evaluación de establecimientos educativos con fines de inspección y vigilancia del MEN”.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- Constitución Política de Colombia
- Ley 115 de 1994
- Decreto 907 de 1996
- Ley 715 de 2001
- Directiva Ministerial No. 14 del 29 de julio de 2005
- Ley 1269 de 2008
- Decreto 4904 de 2009.Capítulo VI
- Ley 1620 de 2013
- Decreto 1965 de 2013
- Decreto 1075 de 2015
- Decreto 1421 de 2017
- Ley 1098 de 2006
- Ley 1804 de 2016
- Decreto 051 de 2018
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Realizar visita en campo y levantar el acta o informe correspondiente  - Funcionario Designado 
Instrumentos diligenciados para las visitas, definidos por cada área y unidad de la Secretaría de Educación.

Planes de mejoramiento (en caso de requerirse) 
En las fechas establecidas, se realiza visita al establecimiento educativo para realizar la evaluación de la totalidad o partes específicas de los procesos que desarrolla el establecimiento (según el alcance dado en el plan operativo) frente a las normas que debe cumplir.
Se diligencia el instrumento de la visita definido por cada área y unidad de la Secretaría de Educación, indicando las observaciones, sugerencias y compromisos encontrados en la visita. En caso de encontrar situaciones que ameriten un plan de mejoramiento, éste se debe indicar con los compromisos que el establecimiento educativo debe cumplir para mejorar la situación encontrada.
El documento debe ser firmado por el o los funcionarios responsables de la visita y el personal del establecimiento educativo que la recibe. 
Recibir y verificar el instrumento de la visita  - Área de Inspección y Vigilancia
- Funcionario Designado 

Instrumentos de visita aprobados por cada líder de proceso de la Secretaría de Educación

Matriz de POAIV diligenciada en las columnas de resultado y seguimiento 
Los funcionarios que realizaron las visitas con fines de evaluación y control, entregan los instrumentos de visita diligenciados, a los respectivos líderes de proceso de la SEM quienes verifican que estén completos y sean consistentes.
Si están conformes, se continúa con la siguiente actividad. Si los instrumentos no están completos o no son consistentes, se hace devolución a los funcionarios que lo elaboraron para que se realicen los ajustes pertinentes.

Los resultados de la visita, se deben registrar en el POAIV en las columnas de resultado y seguimiento. Dicha actividad se debe realizar por parte de cada Área y Unidad de la Secretaría de Educación.
 
Enviar informe aprobado a las partes interesadas  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Oficios.
Correos electrónicos 
Una vez aprobado el Instrumento de visita diligenciado, se remite al establecimiento educativo por correo electrónico o por correo certificado.

Cuando se requiera, se envían los informes a Organismos de control como Contraloría, Procuraduría, Oficina de Control Interno Disciplinario, entre otros.

En el caso en que el establecimiento requiera de asistencia en algún tema, se envía al procedimiento "Programación y coordinación del plan de asistencia técnica de las Unidades y Áreas de la Secretaría hacia las Instituciones Educativas" y al área o unidad correspondiente para que la realice.
 
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en el informe  - Área de Inspección y Vigilancia
- Funcionario Designado 

Matriz "Seguimiento POAIV" diligenciada 
Inmediatamente aprobado el informe de la visita por parte del líder del proceso, el funcionario de la SEM que la realizó, registra el seguimiento en la matriz "Seguimiento POAIV".
Permanentemente se debe hacer el seguimiento a los compromisos o acciones que se detectaron en las visitas de control de los Establecimientos Educativos en la fecha estimada.
En caso de no haberse realizado en dicha fecha, se debe registrar la fecha real de cumplimiento del compromiso y dejar una observación del motivo por el cual no se realizó.
Este seguimiento se debe realizar de acuerdo al cumplimiento de las actividades, lo cual se indicará a través de los colores del semáforo así:
Actividades cumplidas: verde
Pendientes: Amarillo
No cumplidas: Rojo
 
Sanciones a Establecimientos Educativos  - Área de Inspección y Vigilancia 
Acta de reunión

Acto administrativo sancionatorio 
Cuando una Institución de Educación formal o Institución para el trabajo y el desarrollo humano no cumpla con los requisitos establecidos para su funcionamiento según la normatividad correspondiente, se procederá conforme a lo establecido en los artículos 2.3.7.4.1 y 2.3.7.4.6 del Decreto 1075 del 2015.
En caso de incumplimiento del artículo 2.6.6.8 del Decreto 1075 de 2015 por parte de establecimientos de educación informal, se dará aplicabilidad al artículo 2.3.7.4.4 del Decreto 1075 de 2015. 
Evaluación al POAIV y elaboración de informe  - Área de Inspección y Vigilancia 
Informe de evaluación, de ejecución del POAIV 
Al finalizar cada año, se debe coordinar la evaluación del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia (POAIV) con los líderes de los procesos. Se analizan las visitas y sus resultados, balance de estrategias implementadas, cumplimiento de metas, impedimentos para realizar las visitas, situaciones que motivaron el mayor número de quejas, entre otros.
El resultado del análisis se lleva a un informe que presenta los resultados obtenidos al ejecutar el POAIV, y se identifican áreas donde se presentan incumplimientos repetitivos y que requieren la formulación de acciones de mejora estratégicas.
 
Comunicar resultados del POAIV  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Publicación en la página web de la Alcaldía

Oficios

Correos electrónicos 
El informe de evaluación de ejecución del POAIV, se publica en la página web de la Alcaldía y se remite al Ministerio de Educación Nacional.
Adicionalmente se socializa el informe con el equipo directivo de la Secretaría de Educación, con el fin de identificar acciones de mejora que deban ser contempladas en el siguiente plan.
 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
2
05/Dic/2023 
se actualizan los usuarios del desarrollo del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Dic/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Dic/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 05/Dic/2023